従業員が働きやすい職場とはどんな環境でしょうか。
職場環境が生産性、従業員のストレス具合に大きく関係すると言われており、最近では大企業が従業員に合わせて職場環境の変化を行っているケースもあります。
本記事では、従業員が働きやすい職場環境の作り方やメリットを紹介します。
目次
職場環境とは何か？
職場環境とは、従業員が業務を行う場の環境です。
企業は、存続や事業拡大のために売上が必要であり、その売上は従業員が業務を行うことで獲得できます。
従業員の生産性と売上は大きく関係しているため、その生産性を左右する職場環境が非常に重要視されており、大手企業をはじめとして多くの企業が次々と職場環境の改善を行っています。
職場環境の定義と要素
職場環境の定義は、働く人が滞在する職場の環境と定義されています。しかし、明るさや温度などの物理的な環境以外に、人間関係や業務量、立場などの精神的なものも含め、業務に関わること全てが職場環境に含まれます。
室内が明るく、使用する機器やデスクのグレードが高くとも、部署内のコミュニケーションに問題があったり、1人あたりの業務量が多すぎる場合は、職場環境が良いとは言えません。
従業員が物理的にも精神的にもストレスなく業務を行える場が、良い職場環境であるといえます。
職場環境が重要な理由
前述したとおり、生産性や従業員のストレスに関係するため、職場環境は非常に重要です。
生産性が低い状態で従業員がストレスを抱えていた場合、社員の離職につながったり、大きな問題につながったりする可能性があります。
上記のような状態を避けるためにも、職場環境は非常に重要視されています。
職場環境が従業員にもたらす影響
職場環境が従業員にもたらす具体的な影響は下記の通りです。
- 生産性
- ストレス
- コミュニケーション
- 企業イメージ
職場環境が良い場合でも上記の問題はついて回りますが、職場環境によっても大きく左右されます。
職場環境が悪い場合は、従業員の退職や生産性の低下、社内規定の違反などにつながる可能性があります。
生産性
職場環境が従業員にもたらす影響の1つ目は生産性です。
悪い職場環境での生産率は決して高くはなく、たとえ一時期は高く保てていても、従業員1人あたりの業務量の多さや残業があって成り立っている場合がほとんどです。
上記のような環境が続くと、過労や転職で人数が減り、残った方にさらなる負荷がかかるため、段々と生産性は落ちていきます。
一度落ちた生産性を立て直すことは難しいため、「最近生産率が落ちている」と感じた場合は、職場環境を見直すようにしましょう。
ストレス
職場環境が従業員にもたらす影響の2つ目はストレスです。
業務を進める上でストレスは必ず受けるものですが、職場環境によって受ける度合いが大きく異なります。
生産性やタスクの進捗から個人にストレスがかかり、一定レベルまで感じると他者とのコミュニケーションに現れます。
プライベートの時間で癒すことはできますが、毎日の仕事でのストレスは蓄積していきます。
このような状況が続くと、働くことに対してより強く負担を感じてしまい、うつ病や退職、転職につながります。
物理的な環境だけでなく、従業員のタスク量や日頃の表情を確認するようにしましょう。
コミュニケーション
職場環境が従業員にもたらす影響の3つ目はコミュニケーションです。
2つ目のストレスでも触れたように、ストレスが溜まりすぎるとコミュニケーションに影響をもたらします。
その結果、部署内での人間関係の悪化に発展するだけでなく、その様子を見た他の従業員のモチベーションも下がってしまいます。
職場環境が直接関わっていないケースも存在しますが、職場環境が良い状態だと穏便に事が済む場合もあるため、上記内容を考慮し、職場環境には力を入れた方がよいでしょう。
企業イメージ
職場環境が従業員にもたらす影響の4つ目は企業イメージです。
昨今では、企業の職場雰囲気や給料体系、組織体制などが退職者や転職者によって掲示板に書き込まれることがあります。
職場環境が良くない事実を書かれた場合、企業のイメージダウンにつながり、売上や採用にも影響を及ぼします。
一度落ちてしまった企業イメージを立て直すことは非常に困難です。
現場から去る方にとっても、「良い職場だった」と思われるような職場環境にすることが大切です。
職場環境を改善するためには？
次に、職場環境を改善するための方法を紹介します。職場環境を改善するためには、下記の手順で取り組みます。
- 現場の状況把握
- 改善案の立案
- コスト・スケジュールの設定
- 現場に再度ヒアリング
まずは実際の職場環境を視察や、従業員のリアルな声を聞き、それに対し現場の方とどのような改善が適切かを相談しましょう。
現場の声を聞かずありきたりな改善をしてしまうと、解決につながらなかったり、さらなる悪影響を引き起こす可能性があります。
現場の声を元に改善案を立案した後に、コストやスケジュールの確認をします。コストや実行のタイミングは慎重に検討しましょう。
職場環境を改善するための具体的な方法
職場環境を改善するための具体的な方法は、下記の通り5つです。
- コミュニケーションの改善
- 福利厚生の充実
- 環境整備の改善
- キャリアアップの支援
- ワークライフバランスの改善
5つ全て行わなければならないわけではなく、いくつかを実行するだけで大きく改善されることもあります。
上記にあるように、現場と相談しどの方法が良いか模索しましょう。
コミュニケーションの改善
1つ目はコミュニケーションの改善です。しっかりとコミュニケーションがとれるような環境を作りましょう。
現場で話しにくい内容や、周りの情報をシャットアウトし、集中してコミュニケーションをとりたい場合もあるため、定期的な定例会を行うことがおすすめです。
また、余分な空き部屋や物置になっている部屋がある場合、そこを改良し、誰でも使える会議室にするのも良いでしょう。
福利厚生の充実
2つ目は福利厚生の充実です。
代表的なものだと、社内へドリンクバーの設置や、レジャー施設の割引制度、住宅手当などが挙げられます。
中には高コストなものもあるため、予算と相談しつつ、現場の方にアンケートを取るなどして絞っていくことがおすすめです。
職場環境に問題がない場合は、社員のプライベートを充実させられるよう、割引券や手当、社員食堂が好まれる傾向があります。
環境整備の改善
3つ目は環境設備の改善です。
代表的なものだと、雇用管理制度や機器設備、オフィス整備などがあり、他の4つと比べ、物理的な職場環境改善も含まれます。
上記で挙げたオフィス整備を行うことで、任意のタイミングで備品を使えたり、室内全体が明るく見えたりと、衛生面で改善することができます。
衛生面の高さは、集中力や生産性向上にもつながるため、おすすめです。
キャリアアップの支援
4つ目はキャリアアップの支援です。
キャリアアップを支援することで、個人のモチベーションアップだけでなく、企業の成長にもつながります。
代表的なものだと、資格取得の補助や、取得後の昇給やボーナスが挙げられます。
資格取得のハードルが低くなるため、従業員の学習機会が増えるだけでなく、結果的に生産率や、部署の専門性向上にもつながるでしょう。
しかし、受験費用は高額であるため、受験回数やタイミングは制限を設けるなど、相談が必要です。
ワークライフバランスの改善
5つ目はワークライフバランスの改善です。
代表的なものは、フレックスタイム制度や短時間勤務制度、テレワークの導入が挙げられます。
働くためにはプライベートで心身を休ませる必要があり、中にはプライベート時間で育児や子供の送り迎えをしなければならない方がいます。
上記の方のためにも、よりプライベートを充実してもらうための制度を導入することが大切であり、生産率や職場雰囲気の維持につながるでしょう。
また、そういった職場改善を行っていることが世間から評価され、応募者の増加につながることもあります。
まとめ
以上が、従業員が働きやすい職場環境の作り方やメリットの紹介です。
厚生労働省が職場環境を推進しているのもあり、機械設備の導入や雇用管理制度の改善などの取組を行う場合に助成金が受けられることもあります。
また、専門的、技術的な相談が必要な時の相談窓口も存在するため、現場との相談で解決策が見つからない場合は頼ることも視野にいれましょう。
決して従業員と相談せず一方的な環境改善を行わないよう気を付けましょう。