多くの人が、職場におけるコミュニケーションに関して悩みを持つものです。
新入社員時代には上司や先輩、部下を持つようになると新人や後輩に対してのコミュニケーションへの悩みが多く見受けられます。
本記事では、職場でのコミュニケーションに関しての解決策や注意点などを解説します。
目次
職場のコミュニケーションの問題とその解決法
職場のコミュニケーションの問題とその解決法に関して、下記4つにまとめました。
- 職場のコミュニケーションにおける一般的な問題点
- コミュニケーション問題の原因とは
- 職場のコミュニケーション問題を解決する方法
- 職場における意見や意見の言い方のコツ
最初の2点で問題と原因を理解し、最後の2点でその解決法とその深掘りを行います。
職場のコミュニケーションにおける一般的な問題点
1つ目の職場のコミュニケーションにおける一般的な問題点には、情報の共有不足、情報の誤解、コミュニケーションの不十分さなどが挙げられます。
情報の共有不足によって、業務の進捗状況や問題点が把握できず、業務効率性の低下やミスの発生などが起こり得ます。
また、情報の誤解が生じることによって、業務の進行が遅れたり、人間関係が悪化することがあります。コミュニケーションの不十分さは、業務の進行やチームワークの悪化につながるため、重要な問題です。
コミュニケーション問題の原因とは
2つ目のコミュニケーション問題の原因には、情報共有不足、言葉による誤解、コミュニケーションの不足、文化的な違い、人間関係の悪化が挙げられます。
情報共有不足は、日常業務において相手に必要な情報を提供することができなかったり、社員間で情報の共有方法が統一されていない場合に起こります。
言葉による誤解は、言葉のニュアンスや文化的な背景の違いによって、生じてしまいます。
コミュニケーションの不足や人間関係の悪化は、相手の気持ちや意見に対する適切な反応を返せないことが原因です。
職場のコミュニケーション問題を解決する方法
3つ目の職場のコミュニケーション問題を解決する方法には、情報共有の促進、コミュニケーションスキルの向上、相槌やオウム返しなどが挙げられます。
情報共有の促進には、定期的な報告会や進捗報告、業務内容の確認が有効です。
コミュニケーションスキルの向上には、他者の気持ちや立場を理解することが大事であり、そのような点を考慮して意見に関して返答するのが望ましいです。
相槌やオウム返しに関しては、相手の言ったことと同じ内容や要約を口にすることで、お互いの認識を固めることができます。
職場における意見や意見の言い方のコツ
職場における意見や意見の言い方のコツには、相手の視点を理解すること、具体的な例を挙げること、自分の考えや意見を明確に伝えることなどが挙げられます。
相手の視点を理解するには、相手の立場や状況を理解し、相手が求めていることや期待していることを把握することが大切です。
また、具体的な例を挙げることによって、自分の考えや意見を説明しやすくなったり、相手が理解しやすくなります。
自分の考えや意見を明確に伝えることによって、相手の理解が進み、気付かなかった問題点や必要な情報を得ることにつながります。
職場での意見の言い方でよくあるミスとは
職場での意見の言い方でよくあるミスを紹介します。
代表的なものは、以下2点です。
- 否定から入ってしまう言い方
- 抽象的で具体性に欠けてしまう言い方
1点目の否定から入ってしまう言い方により、自分の考えを否定された、攻撃されたと感じてしまうことがあります。
2点目の抽象的で具体性に欠けてしまう言い方により、意見をしっかり理解していない、聞いてもらえていないという印象につながります。
コミュニケーションの中で、相手に理解してもらうための技術とは
コミュニケーションの中で、相手に理解してもらうための技術はいくつかあります。
上記の意見の言い方でよくあるミスから繋げて紹介すると、下記の通りです。
- 否定から入らない
- 具体的に物事を発言する
- 相手に確認をする
1つ目の「否定から入らない」は非常に大事です。
「でも、しかし」などから始まってしまうことで、否定的な印象を受けてしまいます。
そのため、まずは意見をオウム返しなどで受け入れ、良い点や気になる点から話す方が良いでしょう。
2つ目の「具体的に物事を発言する」は、なるべく数字を使ったり、相手も理解できるような例え話しを挙げることが重要です。
3つ目の「相手に確認をする」というのは、自分の意見をオウム返しや要約してもらうことで、相手がどれだけ理解しているかを把握できます。
ビジネスでの意見表明のための適切なタイミングや形式とは
ビジネスでの意見表明のための適切なタイミングや形式に関して、下記3つにまとめ紹介します。
- 職場のコミュニケーションで避けるべきこと
- 職場での適切でないコミュニケーションの例
- 職場でのマナー違反や不適切な行動の例
先ほどまでは、職場だけでなく普段のコミュニケーションでもよくある内容です。
ここからは、より職場に特化した内容を例と共に説明します。
職場のコミュニケーションで避けるべきこと
職場のコミュニケーションで避けるべきことは、自分の話しばかりせず相手の意見をしっかり聞くことです。
相手の意見に耳をかたむけることで、真剣に向き合ってくれていると感じ、信頼度アップにつながります。
また、自分から意見をする際に真剣に聞いてくれるため、業務の質の向上だけでなく、リラックスできます。
職場での適切でないコミュニケーションの例
職場での適切でないコミュニケーションの例を紹介します。
「会社の同期から今度行われるプレゼンテーションの確認をしてほしいと頼まれました。
内容と発表のフィードバックを行う際、最初から悪い点ばかり挙げてしまいます。また、自分の方が良い発表を行える、センスがない等の攻撃的な発言をしてしまいました。」
上記のような例は非常に適切ではありません。
この場合、フィードバックの最初は良かった点から話していく方が良いでしょう。
改善すべき点がある場合は、相手を傷つける言葉は使わず、その点と改善点を一緒に挙げることで良好な関係を保てます。
また、自分の方が良い発表を行える、などという、相手にマウントを取るような言動は不要です。
職場でのマナー違反や不適切な行動の例
次に、職場でのマナー違反や不適切な行動の例を紹介します。
「部下に任せたタスクが完了したため、その確認をしています。しかし、事前に説明した内容と異なる点があったため、他の部下に聞こえる声量で叱責しました。」
上記のような例は、マナー違反かつ不適切な行動です。
異なる点があったとしても、他人のいる前で、かつ聞こえる声量で説教をしてはいけません。
他の方も目の前の仕事に集中しきれず、部下も良いパフォーマンスを発揮できなくなってしまいます。
職場のコミュニケーションでの注意点
最後に職場のコミュニケーションでの注意点を紹介します。
中でも代表的なものは下記2つです。
- 相手の立場や意見を尊重すること
- 言葉遣い
相手の立場や意見を尊重しなければ、円滑なコミュニケーションがとれず、お互いにとってストレスを生んでしまいます。
適切な言葉遣いを心がけることで、相手との精神的な距離を近づけることができ、リラックスしたコミュニケーションができます。
これらを気を付けることで今後の信頼関係につながります。
まとめ
職場におけるコミュニケーションの問題点や解決策などを紹介しました。
信頼関係は職場でのコミュニケーションに大きく影響します。意見の切り出し方で相手の態度も変化するため、慎重に言葉を選びましょう。
「自分が同じ立場であれば」といった視点を忘れずに日々コミュニケーションをとるよう心がけることが重要です。